谁是秘书参考，他做什么？

秘书的职位长期以来一直是许多公平性别最理想的职位。以前，作为一项规则，除了有吸引力的外表之外，对这样的员工几乎没有任何要求。然而，现在一切都变了，有时这样的员工是团队的重要组成部分，必须准备好执行许多职能。结果，他经常忙于工作。关于这些职责是什么，必须满足哪些要求才能获得工作机会，请阅读本文。

“秘书”这一职业起源于古罗马时代。 “秘书”是皇帝的心腹——具有重大政治影响力的人。 这一职业在第一次世界大战期间获得了新的开始，但已经意味着履行完全不同的职责。只有“秘书”本义的回声以总书记和国务卿等职位的形式保存到我们这个时代。

如今，助理秘书的职业需要执行与文件相关的工作，组织办公室工作，管理办公设备和其他功能。 沟通技巧和注意力被认为是秘书参考的重要技能。前缀“referent”表示员工将与上级就各种工作事项进行沟通。很明显，想要担任这个职位的人之间的竞争非常激烈，尤其是在大公司或公司中。秘书必须具备的特定技能有时可能取决于公司的活动领域。简而言之，在一家销售设备的公司中，秘书需要了解进行商务谈判的复杂性。然而，这根本不是必需的，对于每个公司来说，一切都是独立的。

各大招聘公司声称，该职位与司机职位和其他类似职位一样，涉及大量加班。 这些职位的人被迫适应上级的日程安排，并准备好几乎 24/7 全天候工作。现在，“虚拟秘书”越来越受欢迎，它为那些没有机会租用办公室或只是因为节省成本而没有租用办公室的公司承担了常规秘书的大部分职责。另外，应注意秘书外观的重要性。秘书应穿着商务风格，避免明亮，离谱和不合适的妆容，发型。

该文件包含与员工活动相关的所有职责。工作描述还包含员工的权利和对他的要求的描述。该文件还包含有关在员工缺勤期间谁必须更换员工的信息。还值得注意的是，如有必要，可以修改和更改职位描述。 在以下情况下可能会发生这种情况。

• 改变秘书参考的职责。
• 组织文件的变化出现。
• 组织结构出现变化。

以下是助理秘书的主要职责。

• 通常担任这个职位的人负责为办公室提供文具。如果需要，他还必须订购杂货。秘书的直接职责是订购饮水机并监控其是否充足。
• 秘书参考必须接到负责人的电话并出示他们的“筛选”。
• 他还必须组织接待访客的程序。
• 这个职位的人直接向公司的首席执行官报告。因此，执行的大部分职责将与他的请求和命令有关。
• 职责清单还包括接收和发送接收和发送的信件，应总经理的要求准备任何必要的文件，控制主任需要签署的文件。
• 秘书还将董事的必要信息传递给员工，反之亦然，必要时将员工召集给董事。
• 该员工还经常与管理和维护部门互动。有时他可以与该部门的员工协调为办公室提供文具和库存的问题。与上述第一段不同，该段并不总是在助理秘书的职位描述中规定。
• 秘书必须预订机票和酒店房间，以防董事或其他员工出差。
• 在某些组织中，秘书必须将即将举行的庆祝活动、员工生日和公共假期通知上级和/或其他员工。有时这是由人力资源专家完成的。
• 秘书必须每天为新的一天的开始准备主任招待会——打开灯、办公设备（打印机、电脑等），准备必要的文件。

秘书推荐人必须对工作流程负责，无权泄露机密信息。 这样的员工负责文件的安全并及时将其提交给上级。 秘书对未能履行职务说明书规定的职责，即未能履行其工作职责，包括迟到等违规行为负责。如果员工在处理文档时疏忽大意，他可能会遇到问题。

对属于“商业秘密”范畴的机密信息的泄露承担责任。 禁止员工损坏设备，特别是提供给他或属于公司的家具。秘书负责对员工无礼或粗鲁的态度。由于他几乎每天都与所有其他员工交流，因此秘书必须是不冲突的和外交的。

首先，助理秘书有权向各个员工索取其工作所需的各种文件。 秘书可以自行决定根据其重要性分配来电。 在接待处接待来访者的程序也是如此。如果出现违纪行为，他还可以要求员工作出解释。助理秘书还可以访问归类为“机密”的文件。

只有 CEO 可以解雇或雇用这样的员工，而不是部门或部门的负责人，在其他情况下。 这同样适用于谴责。秘书可以就管理工作的文件或方法改进工作向管理层提出建议。它还可以优化一些工作流程。与其他员工一样，他有权要求创造舒适的工作条件，甚至可以口头要求违反劳动纪律的员工作出解释。

通常，秘书的工作是根据他的勤奋和效率来评估的。因此，其他技能是次要的。员工必须能够与人沟通，谈判，发表良好的演讲。 必须能够解决各种组织问题，使用 Microsoft 办公程序 - Excel、Power Point、Word 等。

对教育没有严格的要求，对所接受的专业也没有严格的要求。然而，教育必须是，尽管是次要的。由于工作主要与记录保存有关，因此法律专业毕业生是首选。 1年工作经验优先。 工作经验的替代方法可能是参加秘书培训课程。

在外国公司，未来的员工可能需要了解一种或另一种外语。秘书必须能够正确地表达自己的想法，撰写和起草文件，没有语法错误。

对这个专业的要求很高。通常，此类活动最适合刚从教育机构毕业的年轻专业人士。这项活动是了解公司结构的绝佳机会。 人们相信，在这个职位上，一个人可以获得未来优秀经理的良好技能。 由于助理秘书的职责范围很广，即使对于最小的公司，他也是重要且必要的员工。