职业秘书

在几乎所有现代公司的办公室里，秘书都占据着特殊的位置。这是帮助维持组织秩序和效率的专家。事实上，它是经理、员工、合作伙伴和客户之间的中介。通常，获得这个职位并不困难 - 并不总是需要高等教育和丰富的工作经验。如果您有效和负责任地履行职责，您可以在未来建立一个有趣的职业生涯。

自古罗马时代以来，就已经注意到秘书这一职业的提及。根据历史学家的说法，这些工人是由该国的贵族和贵族或仅仅是富有的公民雇用的。 秘书是受过良好教育的下层人士。 当时，这些工人的职责包括办公室工作、通信，通常还包括雇主的财务甚至机密。

在俄罗斯，由于彼得一世，秘书职位于 1720 年出现。 对职业提出了严格的要求——教育、良好的法律知识、对所有细微之处和细节的理解。自 1840 年以来，私人秘书的职位一直很受欢迎。- 很多企业的管理者经常开始需要私人助理。

秘书的现代职业通常是办公室的接待和组织工作 - 不仅帮助经理，还帮助同事和访客。今天，秘书被认为是公司的面孔，来访者通过他或她的外表来判断整个企业的稳固性。如今，由于其特殊性，这个职业被认为主要是女性。 在专业的发展过程中，根据专业的不同，形成了秘书处的多个方向。

• 办公室秘书（办公室经理）。 职责是分配电话，会见客人，执行管理层的指示并确保办公室的稳定运作（订购文具，水等）。要获得职位，员工不需要特殊教育。在职业阶梯中，这个位置往往是起点。

• 秘书参考。 该职位类似于办公室经理的工作，但更负责任和复杂。在这里，职责将是准备设计解决方案、编辑文件、起草负责人在各种活动中的演讲文本，以及对组织员工的部分工作进行控制。获得这样的职位需要有特殊教育（课程、培训中心）。

• 头部的私人助理。 这个职位被认为是荣誉的。这样的助理需要与管理层建立关系并营造信任的氛围。要履行职责，您需要了解专业知识、办公室工作基础知识、抗压能力和自信心。通常，这项工作包括解决组织和管理任务。

除了这些专业之外，还有一些具体的专业。

• 文员。 组织文档、开具发票、登记传入和传出信件并创建档案的员工。
• 秘书兼翻译。 除了主要职责外，还需要高水平的外语水平。员工参与与外国合作伙伴的谈判。
• 法庭文员。 员工在法庭上服务，检查人们出席会议的情况，保留听证会记录，起草司法行为并执行法官的各种任务。
• 技术秘书。 履行职责，你必须掌握“盲”打印方法，接听电话并能够使用办公设备。

现代职业的其他特征是：

• 商业信函;
• 使用“盲”法进行高速打字——无需看键盘并使用全部 10 个手指；
• 能够使用各种办公设备；
• 系统化文档（通信、存档）的能力。

该专业的优势可以称为以下几点：

• 没有身体活动；
• 有机会获得重要的沟通技巧并建立有用的联系；
• 找工作不需要有专长；
• 在舒适的条件下工作；
• 在某些情况下，您可以将办公设备（复印机、扫描仪）用于个人目的；
• 有时你可以把学习和工作结合起来。

与任何其他职业一样，秘书的职位也有其缺点：

• 不断出现在管理层的脑海中；
• 日常无可挑剔的外表（在大公司中尤其重要）；
• 相同类型的任务和日常工作（通常是小型组织的特征）；
• 工作压力大；
• 完成与工作无关的上级个人任务；
• 很少有机会实现自我；
• 操作模式可能不规律。

秘书的发展前景往往令人质疑。一些经理并不急于失去一名优秀的员工并将他调到另一个职位。其他与负责任、勤奋和专业的工人有关的人表现出理解并经常得到提升。

旨在规范员工权利和义务的文件是一份工作描述，对秘书和管理层同样重要。 它包含劳动协议双方的权利和义务，使其可以作为有效协调生产过程的工具。

没有单一的指令形式，因此可以使用现成的模板进行编译，或者您可以开发自己的文档。在起草文件时，重要的是要考虑到，在每个公司中，尽管主要工作相同，但秘书执行不同的职能。

职位描述应考虑到专业标准，并包括以下主要部分。

• 一般规定。
• 功能。
• 工作职责。
• 权利。
• 一份责任。

除了主要职责外，还可以在职位描述中添加其他功能，同时考虑专业化。因此，文员、技术秘书、军事或科学秘书的指示将包含类似的基本秘书职能，但在需要在文件中指明的专业职责上有所不同。

在古典意义上，秘书的主要统一职责包括以下职能：

• 提供负责人的行政活动；
• 进行商务信函，包括电话和电子邮件；
• 接受和重新分发信件，准备并发送对收到的信件的回复；
• 收集和处理负责人所需的信息，提供办公室工作；
• 接受员工的文件，以进一步移交给管理层以进行签名和熟悉；
• 准备会议、会议和会议，保存会议记录；
• 购买文具和其他必要的产品以确保办公室的顺利运作；
• 解决接待员工和访客的组织问题；
• 从事与所担任职务相关的其他工作。

其他职责可能包括：

• 监督指示和命令的执行情况；
• 扫描和复印文件；
• 取消或重新安排；
• 订票和酒店房间；
• 编制差旅费报告；
• 为客人准备饮料和点心。

工作中的秘书要经常和不同的人进行大量的交流，所以一个好的专家必须满足以下要求：

• 整洁；
• 准确性;
• 善意;
• 语言文化；
• 社交性;
• 没有坏习惯。

既然秘书是公司的“面子”，那么一个不可或缺的标准就是员工的长相。这里需要注意的是，我们谈论的是风格和品味，而不是模特的外观。女性经常成为秘书，因为人们认为她们更灵活、更抗压，并且能够在办公室营造舒适的氛围。

秘书工作的特殊性在于定期协助负责人开展业务。 因此，以下专业素质极为重要：

• 一份责任；
• 准时；
• 注意力;
• 表现;
• 可学习性；
• 组织。

要获得一份秘书的工作，你通常不需要高等教育；完成专业课程是非常合适的。 在心理学、速读和速记领域获得的知识将很有用。 秘书这一职业的基本知识可以在专科院校获得。此类培训适用于已完成学校 9 年级或 11 年级的学生，并且需要 1-3 年，具体取决于可用的中学教育。

如果选择落在一家有信誉的公司，那么接受专业教育很重要。 例如，俄罗斯联邦外交部设有培训秘书的培训中心。该中心教授学生计算机知识、办公室工作基础知识、商业道德和礼仪以及英语。由于国内大学不提供文秘培训，因此拥有语言学、传播学、心理学等类似领域文凭的考生具有优势。一些公司为他们愿意雇用的候选人提供培训。

您可以在信誉良好的组织、小型企业和政府机构（如学校或大学）担任秘书。 今天，几乎每个领导者都需要秘书或助手。 秘书的职位笼罩在各种神话中 - 一些人谈论从这个职业开始有趣的职业生涯，而另一些人则认为实际上不可能获得晋升。

事实上，职业发展很大程度上取决于个人素质。 主动性和努力工作将帮助您在公司内晋升到更高的职位，例如，首先担任助理经理，然后成为经理。公司的进一步发展将掌握在专家本人的手中。

在职业生涯之初，很难指望高薪。 对于没有经验的工人，雇主通常提供 15,000-20,000 卢布的工资。取决于居住地区。 在大城市，工资通常更高。经验丰富的员工的平均工资为 30,000-45,000 卢布。横跨俄罗斯。更高素质的专家，例如经理和推荐人的私人助理，赚取 60,000-80,000 卢布。