商务信函的礼仪和伦理

目前的商业现实是，寻求巩固市场地位的中型和大型企业家中，只有 15% 的人实现了自己的目标。正是由于这个原因，商务礼仪的相关性增加了很多倍，因为由于许多其他原因，不遵守其规范往往会导致有用的商务关系破裂。

在广义的解释中，伦理是一套旨在规范社会关系的普遍态度。因此，商业道德处理与商业领域中公认的交互顺序和风格有关的问题。

详细说明商业关系的道德方面是商业礼仪，包括，例如，谈判程序、公司行为规则、商业传统和仪式、从属要素、沟通和写作的方式和风格，以及正确性问题。与合作伙伴和业务同事打交道。

作为其组成部分的道德和礼仪的重要性在于，由于长期实践而产生的监管框架大大简化了沟通，在商业领域创造了一个易于理解且普遍可访问的环境，使您能够正确实现目标并显着节省时间。

换句话说，我们正在谈论一种解决业务问题的特殊算法，它可以让您以无冲突的方式合理地设定并成功实现预期的业务目标。 该算法的掌握程度使您可以直接得出有关商业伙伴或对手在商业纠纷中的专业程度的结论。

在这种情况下，必须遵守以下基本的一般原则：

• 随时随地准时；
• 遵守信息安全；
• 健全的利他主义；
• 与营商环境相适应的良好形象；
• 正确的口头和书面语言；
• 遵循商务演讲文化的规则。

商务信函的类型多种多样，具有一定的常规性，可分为两大类：

• 州际公路 - 国家组织、外国代表和官员之间（各种说明、备忘录和其他形式） - 外交关系的要素；
• 一个广告 - 用于机构和组织之间业务关系领域的半官方身份信件。

写服务信的风格尽管有语言和一些传统差异，但有一定的共同基础和一组由既定实践制定的指导方针。例如，一些面向协议的要求，由发送者和接收者的等级位置决定，是基于相互尊重和正确的初始态度。 因此，无论文档的类型如何，在结构上它都必须包含以下元素：

• 上诉（收件人的官方身份）；
• 恭维（信的礼貌结束）；
• 签名;
• 日期（写信的日、月、年和地点）；
• 发件人的地址（姓氏、官方身份、地址位于信件第一页的顶部或底部）。

此外，还有一些与信件直接相关的规定：

• 商务信函只写在表格或纸张的正面；
• 页码采用阿拉伯数字；
• 消息以印刷文本执行；
• 不允许在文件正文中进行擦除和更正；
• 文档里面是折叠的文本；
• 回信的等待时间不超过十天。

商业信息应具有明确的目标导向并包含一个问题，并且文本的整个含义应完全从属于其内容，无论是交易要约、商业请求还是只是最新信息。

业务消息的分类是多种多样的，取决于它们的功能目标定位。 例如，字母是：

• 通知；
• 让人想起；
• 邀请函；
• 信息审查；
• 订单;
• 随同;
• 其他类型。

在商业信函中，最典型的有：

• 要求;
• 建议；
• 订单;
• 索赔；
• 保证书。

作为商务交流的一种形式，从严格意义上来说，书信分为商务型和公务型两种。

在组织和机构之间运行的通信被归类为业务。私人公函是由私人发送给机构的消息，或者相反，由机构发送给私人的消息。

进行商务信函有许多规则。

• 信函应在有说服力的证据的基础上，明确地激发收件人的商业利益，展示合作伙伴关系的好处和终止合作伙伴关系的不便之处。文本应该是激励性的，激励合作的。
• 在商业信函中表现出过度的个人情绪并不是证明您的情况和解决问题的最佳方式。
• 为了避免超载和堵塞信的正文，应避免任何比喻性的比较、隐喻、寓言和夸张。
• 为了清晰简洁地表达主题，最好使用简单的句子，避免细节和过多的细节。消息的主要思想应该由专门的相关论据支持，这些论据通常放在信函的附录（图表、图表、数字数据）中。
• 正文应该分成几段，每段代表一个独立的思想，从一个新的行开始。

• 在商业书面信息中，不应使用描述性形容词、不必要的说明和细节。在写作结束时，建议检查文档并删除不带有相关语义内容的短语。
• 识字是文本的基本要素。邮件中存在拼写和其他错误是不可接受的。
• 电子邮件的主题行是必需的。文档中的主题应简明扼要地反映，这样可以节省阅读时间并积极地描述发件人。如果信件通过电子邮件发送并包含特别重要的信息，则应为其提供电子服务中可用的特殊“标志”。
• 中等字体大小的 Arial 或 Times New Roman 字体提供了良好的文本可读性。如有必要，允许以斜体或粗体突出关键思想。

• 在文本中，使用副标题 (3-4) 很有用，它可以更容易地理解所呈现的文本。
• 枚举、列表和列表最好使用特殊标记进行设计。
• 企业模板（方案）是商务沟通效率和客观性的绝佳指标。它在公司方面特别合适，因为它可以让您以有利的方式脱颖而出并保持所需的官方。

商业消息的结构是典型的。 传统上它包含：

• 介绍;
• 主要部分;
• 结论。

引言总结了这封信的目的。主要部分描述了问题的本质。总之，最好总结主要部分的内容，例如以结论的形式。 “后记”和各种脚注是不可取的。

总之，形式上类似操纵的短语是不恰当的，例如：“我希望建立互惠互利的伙伴关系”等。最好用简单的短语在商务信函中说再见 - “尊重”，“最良好的祝愿”等。

消息底部标明：全名、官方身份、公司名称、签名。还标明了联系电话。

表格和图表作为单独的文件（包）附在后面，并在信函末尾注明。如果有一组附件，则给出它们的名称描述。

只有当您确信收件人一定会理解时，才能使用缩写和特殊缩写。

为了使文本在商业词汇上更具逻辑严谨性和一致性，以下演讲轮次用作活页夹：

• 为此原因;
• 基于上述；
• 因为这;
• 根据数据；
• 基于此；
• 考虑；
• 和别的。

在虚拟空间中，业务交互，代表沟通的缩影，是具体的，同样需要遵守相关的礼仪规范。 用信胜任的工作，按照惯例，涉及执行以下有关数量、语言规范、结构和格式的意见。

• 题目的公式必须与文中陈述的题目完全一致。这使您能够以正确的业务方式快速设置阅读器。
• 通过电子邮件发送的文档的最佳体积适合“一个屏幕”，最大的文本量是 A4 格式的一张纸。
• 附件的最佳大小不超过 3 MB。
• 建议将发送文件“打包”到标准 Zip 或 Rar 编码档案中。其他人在转移过程中经常被阻止。
• 超链接应该是标准的（蓝色，下划线）。
• 对收件人的答复应放在信函的顶部，而不是底部。这使笔友免于不必要和强制滚动先前的文本。

• 必须使用合作伙伴最容易理解的写作语言。在消息中使用专业、公司内部词汇、俚语和缩写（尤其是在外部通信中）的可取性问题是单独决定的，具体取决于通信伙伴的上下文和质量。
• 重要的是通知合作伙伴收到他的信息 - 这是良好品味的标志和商务礼仪的一部分，表示对他的尊重。
• 您应该尽快做出回应。如果由于某种原因无法快速回复，则应通知合作伙伴收到他的信并注明回复时间。在收到消息后 48 小时，做出回应之前的合乎道德和舒适的时间间隔。在此时间之后，该人通常认为该消息丢失或被忽略。通信中的过度停顿通常与失去合作伙伴的风险有关，并且在商业中被解释为违反道德标准。
• 在邮件的末尾，应放置联系方式，无论邮寄顺序如何，所有信件中均应注明联系方式。
• 在转移过程中，重要的是要特别注意保密问题。

有关商务信函道德规范的更多信息，请参阅以下视频。