办公室经理：他是谁，他是做什么的？

在现代商业中，任何有办公室的公司都离不开办公室经理的工作。该职位涉及组织办公室工作流程的行政和管理。

本质上，办公室经理是 公司所有工作时刻汇聚并决定的信息和指导链接。 他进行领导与下属之间的互动，将领导签署的文件告知普通员工，与公司客户互动，控制通信，监控公司绩效并为办公室提供办公室，执行董事的直接指示和他的副手。

办公室经理是为整个办公室提供完整工作流程的员工。 职位描述将帮助您更好地理解工作的本质。

根据工作职业和员工职位分类，办公室经理的职业和职责与秘书的职业有很大不同。 办公室经理首先是公司办公空间的组织者，经理和管理员合而为一。 秘书的职业意味着他从属于特定的人（董事、副董事、高级管理人员）并只处理他的事务。

办公室经理控制办公室当前的所有工作，主要是纸质工作流程。 保持不间断 办公设备操作, 为公司员工提供 静止的，及时提请员工注意命令，命令和办公室公告，由负责人发布， 接听来电如有必要，保留董事的会议和旅行日历。在这种情况下，空缺被称为“具有秘书职能的办公室经理”。

由于办公室经理的工作包括组织、信息和行政行为，因此他的工作职责包括某些功能性任务。 这正是办公室经理的工作和本质，他必须：

• 为新的工作日准备办公室的工作： 检查电话、计算机和办公设备的操作，消耗品（纸张、重新填充的打印机墨盒）的可用性；
• 监督、监督办公场所的清洁度， 遵守卫生标准（全照明、通风、室内温度条件），检查分体式系统的运行情况；
• 及时采购办公用品 并及时提供给上班族；
• 订购饮用水 清洁剂、卫生纸、餐巾纸；
• 控制当前工作流程： 准备办公室全面工作所需的必要文件、报告、工作材料，解决其他工作时间和任务；
• 每天监控司机和快递员的工作；
• 按照领导的指示， 办公室经理负责在员工之间分配职责， 为他们设定任务，提请他们注意必要的工作信息，确定他们的责任级别，分析所获得结果的有效性；
• 计算和准备每月财务费用的估计 为维护办公室，控制其执行；
• 保留时间表， 每位员工在一个日历月内的工作天数和小时数，及时将考勤表提交会计部门进行工资核算；
• 控制遵守劳动纪律： 关于迟到、早退、旷工的事实，通知公司管理层，记录违规和不遵守着装规定；
• 组织会议， 注册并协助访客解决他们的问题。

办公室经理的主要能力包括谈判、会议、会议的准备和进行：

• 他必须准备好所有必要的材料， 确保所有感兴趣的人出席活动，保留会议记录；
• 与公司的客户和合作伙伴沟通， 分发材料；
• 处理传入和传出的办公室信件， 注册，发送；
• 协助和支持员工 解决冲突和有争议的情况；
• 协调办公室工作 在工作日结束时，检查办公设备、照明、分体系统、空调是否与电源断开；
• 在某些情况下，办公室经理负责寻找和雇用新员工 （在特殊网站上发布有关所需职位的信息，审查简历，预选申请人，进行面试）；
• 以书面或电话形式通知潜在客户 根据价目表计算商品和服务的成本；
• 就公司部门的位置提供建议， 它们的功能；
• 维护客户群 企业；
• 履行维护网站的职责， 放置有关商品和服务的广告，订购纪念品，印刷，分发信息材料。

要担任办公室经理，候选人必须具备执行这项工作所需的关键技能，并具备一定的个人和专业素质。

一个人的个人品质是构成他个性的生物和社会成分。 生物成分 一个人以一组基因的形式从大自然、他的父母和祖先那里获得。 社会成分 - 这是一个人成长和成长的社会环境。

这两种成分都形成了性格和个性，赋予个人某些品质，无论是好的还是消极的。 通过汇集一个人的所有性格特征，可以得到客观可靠的心理画像。

积极的人格特质包括以下特质：

• 诚实;
• 坚持不懈地实现目标；
• 注意力;
• 自律；
• 责任和组织；
• 勤奋、毅力；
• 内在贵族；
• 客观性;
• 社交能力、礼貌、对人友好的态度；
• 沉着、有目的、专注、准时；
• 缺乏冲突，有能力解决员工之间的纠纷，对任何事情都乐观积极；
• 敏捷、智慧、乐于助人；
• 活动，野心。

在这些性格特征的背后，是一个人的心理和情感成长、他的遗传、他成长的社会环境。

消极的人格特质包括：

• 不注意，不注意；
• 人生观抑郁，缺乏乐观；
• 无法及时收集思想并始终如一地解决任务；
• 好斗的性格；
• 八卦和阴谋的倾向。

一个人的业务素质是他执行某些劳动任务和职能的能力。

通过业务素质，可以判断申请人将如何有效地组织他的工作流程，以及他将如何完成分配给他的劳动职责。 为了成功管理办公室，除了知识和技能外，申请人还必须具备某些业务素质，其中包括：

• 教育、技能水平；
• 工作经验;
• 快速学习，适应新环境；
• 对自己和他人的要求；
• 能够同时处理多项任务和处理多个问题；
• 分析思维，灵活思考和跳出框框的能力，得出正确的结论，概括；
• 商业头脑；
• 领导能力;
• 愿意加班；
• 演讲技巧、外交和说服能力；
• 商务沟通技巧。

一个人的专业素质是个人素质和商业素质的结合，加上他在整个职业生涯中设法获得的所有技能。 在其专业活动中，办公室经理必须：

• 有一定的知识 在该领域的技能和能力 办公管理;
• 专业的 在实践中应用他们的知识和技能；
• 能够处理文件 了解组织工作流程的原则，档案的形成规则；
• 做一个自信的电脑用户 及其他办公设备；
• 对文书工作流程有透彻的了解， 处理收发邮件，了解其注册规则，及时将经理的决议提交给结构部门，监控公司员工书面文件的执行期限，通过邮件或快递发送外发信件；
• 有行政能力；
• 能够快速打字 了解准备某些文件（命令、指示、指示、法令）的原则和规则；
• 快速管理有用的知识 （紧急服务、电工、管道工、午餐递送服务的联系人）；
• 懂外语 （并非总是），尽管在某些公司中，某种外语知识是候选人的主要条件，在这种情况下，办公室经理必须能流利地用外语说、读和写；
• 能够正确的说和写， 用良好的文学语言表达你的想法；
• 自己的 商务礼仪技巧。

没有高等教育机构教授办公室经理的职业。 您可以在预算或私人培训中心、学院接受培训并获得文凭或职业培训证书。

通常，在大公司中，他们只想看到受过高等教育的专家担任该职位， 小型企业可以聘请具有中等或中等专业教育的员工担任该职位。

每个雇主关注的主要是 该职位的经验，计算机熟练程度，办公设备知识和工作能力， 了解办公室工作和归档的基础知识， 外语能力。

要正确撰写简历并获得梦寐以求的职位，您需要 详细，但诚实地陈述有关您自己的所有信息： 个人、专业、业务素质、类似职位的工作经验、教育水平。

期望工资的水平会让雇主知道他可以提供什么以及候选人正在申请什么。

不要提供有关工作经验、教育的虚假信息 - 所有这些都可以轻松检查，在这种情况下，申请人的职位空缺将无法获得，他将被拒绝。

照片的出现对候选人来说是一个积极的时刻， 雇主必须知道正在考虑谁的简历。办公室经理是公司的门面，雇主对谁来代表它并不无动于衷。

请务必注明您的教育水平，通常是该职位的雇主 接受 具有较高经济、法律、心理或语言学教育的专家。

这些信息将对雇主有用。

编写简历时，请遵守其结构：

• 个人信息 ——姓名、年龄、联系方式；
• 个人的 - 该部分被认为是可选的，但最好填写它；
• 基本技能和能力 - 说明您拥有哪些办公项目，列出您已完成的所有高级培训课程、研讨会、培训和其他额外培训；
• 工作经验 - 列出你所有的实践、实习、完成的项目、志愿者项目，按时间顺序列出你以前工作过的企业、教育和培训（反映你完成的所有教育项目和方向）；
• 建议 - 在本节中，注明可以将您推荐给新雇主的人的姓名和联系方式，积极评价您。

如果没有工作经验的申请人申请办公室经理的职位，那么最好不要在简历中反映这部分。 无需向雇主展示缺乏知识和技能。 在这种情况下，最好描述您的个人和业务素质，您接受过哪些基础教育和额外教育（研讨会、培训）。

作为工作经验，你可以表明工业实践、本科实习、组织特定活动的技能、参加奥林匹克运动会、会议、比赛和各种测试。 如果您有任何与您未来工作直接相关的成就和成功，请务必在您的简历中包含此信息。